Camino al futuro (29 page)

Una tabla pívot contiene datos de venias por oficinas, productos y canales de ventas para los años actual y precedentes, y se distribuye electrónicamente a todos los directivos de Microsoft lodos los meses, Cada directivo puede construir con rapidez una visión personal de los datos para sus necesidades. Un gerente de ventas podría comparar las venias en su región con el presupuesto o con las del año anterior. Un gerente de producto puede contemplar las ventas de sus productos por países y canales de venta. Simplemente con apretar el bolón y arrastrar el ratón se ofrecen miles de posibilidades.

No obstante, a pesar del notable progreso que se ha hecho para compartir la información dentro de las empresas, hay una función vital que no ha mejorado con suficiente rapidez. Encontrar los archivos que deseamos en una red corporativa no ha sido nunca fácil porque hemos tenido que recordar detalles como nombre del servidor, nombres de las carpetas y nombres de los archivos, hasta hace poco restringidos a ocho caracteres de longitud, lo que los hace muy poco descriptivos. Incluso las personas que conocían lodos los nombres correctos o pensaban que los conocían, podían quedar desconcertadas cuando alguien cambiaba el nombre, la localización o el contenido de un archivo.

En realidad lo que necesitamos como usuarios es una página que describa qué es lo que hay y que responda a nuestras preguntas: ¿es ésta la versión más reciente?, ¿hay archivos similares que pudiera necesitar?, ¿puedo compartir este archivo con un cliente?, ¿quién es el contacto para obtener más información similar en un archivo de! que no conozco nada? En resumen, lo que deseamos en una red corporativa es una página Web para cada colección de archivos, que esa página Web nos dé información sobre los archivos y nos permita acceder a ellos marcando con el ratón en sus nombres o en sus iconos. Y deseamos la capacidad de utilizar herramientas de búsqueda de Internet para localizar una información y para poder marcar en enlaces que nos lleven a información relacionada con ella.

Yo compararía la creación de una intranet con el ajuste de la pieza final de un rompecabezas. Las empresas de lodo el mundo están encontrándose también en esta feliz situación. Han trabajado duramente durante años, interviniendo en hardware, software y formación con el fin de compartir información de manera más fácil. Ha sido una gran inversión, pero no todas las piezas han encajado todavía en su sitio. Crear documentos se ha hecho fácil, pero encontrarlos sigue siendo difícil. La creación de una intranet completará el cuadro y no costará casi nada a muchas empresas, porque han comprado ya todas las piezas caras.

Las intranets están haciéndose populares como cortafuegos en el mundo corporativo y por una buena razón. Al igual que el correo electrónico está remplazando a muchos informes escritos, llamadas de teléfono y reuniones, la página Web de intranet está reemplazando informes, manuales, formularios, archivos, directorios telefónicos, boletines internos y circulares.

Las páginas Web internas se han convenido en almacén de los procedimientos corporativos y en fuentes últimas de información sobre estados de proyectos, beneficios y decisiones de lodo tipo.

En la intranet de Microsoft tenemos miles de páginas de información interna. Un desarrollador de software que desee saber el estado de un proyecto, visita una página Web que proporciona información sumaria y presenta enlaces hacia los informes detallados. El desarrollador sólo tiene que marcar con el ratón en donde desee, confiado en que lo obtendrá y en que no tendrá que perder una gran cantidad de tiempo para encontrarlo.

Nuestra Web interna contiene toda la información clave sobre cada producto, cada división y cada estrategia importante. Los empleados pueden ver presentaciones de cientos de lemas y encontrar la última información sobre política de personal o sobre vacantes, o incluso leer una lista de días festivos en Asia que podrían interrumpir la actividad comercial.

Pueden encontrar información sobre precios, hojas de dalos de productos, informes sobre varias tecnologías, boletines de marketing, las últimas decisiones sobre el estilo de la documentación, reuniones técnicas e información sobre versiones de productos. Nuestras páginas Web Intranet constituyen una notable guía completa de cada faceta de la compañía desde una perspectiva interna. Estas páginas complementan las más de mil páginas Web de nuestro sino de Internet publico (http://www.microsoft.com) que suministra una información completa sobre la empresa, sobre sus productos e iniciativas a las personas externas a ella, Si tuviera dudas sobre el valor de la intranet de Microsoft, se habrían disipado cuando supe que cienos tipos de dalos financieros se consultan cinco veces más que cuando se obtenían en una página Web.

Los empleados que utilizan los dalos son expertos en informática y están muy motivados para estudiar la información, «y la información no era eso tan difícil de encontrar y utilizar». El sorprendente incremento de su uso fue un buen recordatorio para mí de los beneficios de hacer que la información sea auto explicativa y esté disponible con sólo unas cuantas pulsaciones en el ratón, sin necesidad de mecanografiar ya el nombre de un servidor o de un archivo.

Para leer las páginas Web, ya sea de una intranet o de Internet, los empleados pueden utilizar Windows, aplicaciones que ellos conozcan ya o una aplicación de búsqueda. Suponiendo que exista una red corporativa adecuada, el único costo significativo de crear y mantener una intranet es el tiempo que lleva a los empleados escribir las páginas descriptivas y crear los enlaces, una cantidad de tiempo relativamente moderada. Las herramientas no cuestan mucho. Varias empresas de software disponen de aplicaciones baratas que ayudan a crear y a manejar gran número de páginas encadenadas. Muchas aplicaciones de software de productividad han incorporado capacidades que permiten a los empleados crear páginas Web con enlaces, de manera que las mismas herramientas de software que permiten escribir e imprimir memorandos y hojas de cálculo permiten publicar páginas Web, Estos tipos de características relacionados con Internet están en el centro de las versiones actualizadas de muchas aplicaciones de oficinas. Algunos creen que las principales aplicaciones de software son ya tan capaces y ricas en características que nunca necesitarán versiones nuevas. Pero había personas que pensaban lo mismo hace cinco y diez anos. No dudo que en el futuro próximo continuarán siendo irresistibles nuevas versiones de software de productividad, a medida que se incorporen en aplicaciones centrales el reconocimiento de voz, las interfaces sociales y las conexiones a intranets e Internet.

La informática personal está evolucionando rápidamente hacia una metáfora basada en la Web, en la que cualquier (llamado también directorio) puede contemplarse como una página Web. Cuando contemplamos los contenidos de un directorio no vemos nombres de ficheros u iconos, sino textos descriptivos. Podemos pensar en una lista convencional de archivos como una página Web tan simple que solo contiene enlaces a archivos sin ningún texto descriptivo, una página Web que nadie se tomó el tiempo de rellenar con descripciones útiles. Una lista convencional de archivos es como una página de televisión que ofrece solamente una lista con los horarios de emisión, los canales y el nombre de los programas, pero no da títulos ni descripciones de los episodios, ni el reparto ni ningún otro detalle informativo que pudiera ayudarnos a elegir la película o el programa que queremos ver.

El sistema operativo Windows de Microsoft siempre ha permitido ver una lista de archivos, pero no permite diseñar o presentar una página Web que pudiera mostrar textos descriptivos y gráficos para la lista. En el futuro, Windows presentará un directorio de archivos tanto convencionalmente como en una página Web. Creemos que no habrá distinciones entre el modo como el software trata los datos locales, almacenados en nuestro disco de computadora o en el CD-ROM, y los datos remotos almacenados en una red corporativa o en cualquier parte sobre la World Wide Web de Internet. Todo se reduce a información digital y no tendríamos que utilizar diferentes técnicas para navegar por el hecho de que esté almacenada en distintos lugares.

A medida que se incrementa el uso de las intranets y del correo electrónico, podemos encontrar actividades modernas lanío internas como externas que ni siquiera nos dábamos cuenta antes de que eran ineficaces.

Quizá su empresa tenga por tradición celebrar reuniones administrativas los lunes por la mañana o de diseño los jueves por la tarde. El correo electrónico y el software para trabajar en colaboración reducirán la necesidad de tales reuniones. Las reuniones de presentación, llamadas fundamentalmente así porque los participantes pueden oír y aprender, pueden remplazarse por páginas Web en una intranet o por mensajes de correo electrónico que llevan agregados hojas de cálculo y otros dispositivos de presentación. Cuando se celebren reuniones cara a cara, serán más eficaces porque los participantes habrán intercambiado ya la información de base que necesitan, a través del correo electrónico.

Las empresas utilizarán las conexiones con el mundo exterior para que los clientes aprovechen también las ventajas del correo electrónico. Pensemos en el modo como la empresa y el cliente se ocupan de una factura en la actualidad. Las empresas imprimen este documento sobre una hoja de papel y la ponen en un sobre que se envía físicamente a casa del cliente, quien ve la factura, comprueba sus archivos para ver si el importe y los detalles de la misma son correctos, extiende un cheque y después trata de poner en el correo el cheque con el tiempo suficiente para que llegue poco antes de la fecha de vencimiento. Tanto las empresas como los clientes están tan habituados a este procedimiento que ni siquiera se detienen a pensar lo que se pierde en él. Supongamos que el cliente no está de acuerdo con la factura que le ha enviado una empresa. Llama a la empresa y trata de hablar con la persona adecuada que, después de todo, puede incluso que no sea la persona adecuada, en cuyo caso tiene que esperar a que pase otro empleado de la empresa o volver a llamar.

Pronto podrá utilizar su PC, su PC monedero o su televisor el dispositivo de información que prefiera para revisar el correo electrónico, incluidas las facturas. Cuando le llegue una factura podrá comprobar sus archivos, incluyendo las facturas anteriores y ajustar su contabilidad electrónicamente en cualquier día que especifique. Si quiere preguntar algo sobre la factura, lo hará electrónicamente y de manera asincrónica, a su conveniencia, enviando a la empresa un correo electrónico: «Hola, ¿cómo es que este cargo es tan elevado?». No tiene que seguir esperando mientras otro empleado de la empresa traía de dar con la persona adecuada que tiene que venir para darle la respuesta. El empleado adecuado llamará o enviará un correo electrónico con la respuesta a su pregunta.

El incremento de la utilización del correo electrónico tanto en el Interior como en el exterior de una empresa se verá complementado por los usos internos y externos de la videoconferencia. Las reuniones se celebrarán electrónicamente por medio de videoconferencia con pantalla compartida.

Cada uno de los participantes electrónicos, estén donde estén, pueden mirar inmediatamente en todas las pantallas. En este compartimiento sincrónico, las pantallas de computadora seguirán a las personas que las utilizan. Los colaboradores de diferentes lugares podrán trabajar de manera conjunta y muy provechosa.

Cuando un grupo tu viera que reunirse electrónicamente para colaborar en un comunicado de prensa, cada uno de los miembros podría útilizar su PC o su agenda informática para mover párrafos de un lado a otro e insertar una fotografía o un video. El resto del grupo podría mirar el resultado en sus pantallas individuales y ver el trabajo de cada uno de los contribuyentes tal como se ha producido realmente Estamos acostumbrados ya a ver reuniones en vídeo. Todo el que aparece en noticieros de televisión, como Nightitne, que ilustra los debates a larga distancia, está contemplando una conferencia. El huésped y el anfitrión pueden estar separados por continentes, pero aun así se enzarzan en discusiones como si estuvieran en la misma habitación, y para los espectadores casi parece que lo están.

Varios paquetes de software proporcionan videoconferencia de bajo costo y baja calidad soportadas por las líneas telefónicas normales. CU-SeeMe, un programa desarrollado en la Universidad de Cornell, permite a los usuarios de Windows o de Macintosh comunicar imágenes de vídeo o de audio través de Internet. Todo lo que se requiere además de una PC y un módem es un micrófono y una cámara de vídeo. Y no se necesitan si nos limitamos a recibir la señal en lugar de transmitirla.

Trabajar en colaboración no requiere necesariamente intercambiar imágenes de vídeo. El software de colaboración existente permite a las personas que se encuentran en localidades de todo el mundo compartir aplicaciones y documentos a través de Internet sin que tenga que ser videoconferencia.

Por ejemplo dos o más personas pueden trabajar juntas en una hoja de cálculo o dirigir una reunión en la que los participantes trabajan en conjunto sobre textos, diagramas y comentarios en un espacio de trabajo compartido sin vídeo, Pero el hecho de disponer de video es una ventaja real. Participar en una videoconferencia que tiene una fidelidad aceptable de vídeo supone disponer de conexiones de alta velocidad y de mejores cámaras, lo que a menudo significa tener que ir a un local equipado especialmente, un lugar formal que puede ser intimidante.

Microsoft tiene al menos una sala dedicada a videoconferencias en cada una de sus oficinas de ventas de lodo el mundo. Los locales se utilizan mucho y nos han ahorrado multitud de viajes. Los empleados de otras oficinas «se sientan" en reuniones de personal, y los clientes y los vendedores "nos visitan» sin viajar a nuestras oficinas centrales a las afueras de Seatlle. Tales reuniones están haciéndose populares porque ahorran tiempo y dinero, y a menudo son más productivas que las conferencias telefónicas con solo audio, e incluso que las reuniones cara a cara. Las personas parecen prestar más atención cuando saben que están ante una cámara.

Yo ya había notado que la videoconferencia exige acostumbrarse a ella en cieno modo. Cuando una persona está en la pantalla de una videoconferencia tiende a atraer la atención más sobre si que sobre las demás personas que se encuentren en la reunión. Me di cuenta de esto por primera vez cuando un grupo de empleados de Microsoft celebramos una videoconferencia desde Seatlle con Steve Ballmer, que estaba en Europa.